Rozpoczęcie jednoosobowej działalności gospodarczej jest procedurą stosunkowo prostą — w przypadku osób posiadających Profil Zaufany lub e-dowód cały proces można zakończyć w ciągu jednego dnia. Poniżej przedstawiamy uporządkowaną listę czynności, prowadzącą od wpisu do rejestru aż po wystawienie pierwszej faktury.
1. Wpis do CEIDG
Czas trwania: około 15 minut online, pod warunkiem dysponowania Profilem Zaufanym lub e-dowodem.
Wniosek CEIDG-1 składa się za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl. W ramach jednej procedury przedsiębiorca:
- otrzymuje numery NIP oraz REGON,
- zostaje zgłoszony do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych bez konieczności odrębnej wizyty w urzędzie,
- dokonuje wyboru formy opodatkowania (skala podatkowa, podatek liniowy lub ryczałt) — z zastrzeżeniem prawa do jej zmiany w terminie do 20 stycznia roku następnego,
- może dokonać rejestracji jako podatnik VAT (zwolniony albo czynny) — czynność fakultatywna, jednakże wymagająca przemyślenia.
Wskazówka: Datę rozpoczęcia działalności należy wybrać z rozwagą. Rozpoczęcie pierwszego dnia miesiąca skutkuje obowiązkiem zapłaty pełnej składki ZUS za dany miesiąc; wybór daty późniejszej (np. 15.) powoduje proporcjonalne naliczenie składek oraz umożliwia skorzystanie z ulgi preferencyjnej.
2. Rachunek firmowy
Od 2024 roku każda transakcja pomiędzy przedsiębiorcami przekraczająca 15 000 zł musi zostać dokonana za pośrednictwem rachunku zgłoszonego do urzędu skarbowego. W praktyce zaleca się otwarcie rachunku firmowego niezależnie od skali prowadzonej działalności.
Argumenty przemawiające za rachunkiem firmowym, a nie prywatnym:
- jest widoczny na Białej Liście Podatników VAT, którą kontrahenci weryfikują przed dokonaniem przelewu,
- usprawnia prowadzenie ewidencji księgowej — jeden rachunek odpowiada jednej spójnej dokumentacji,
- niektóre instytucje bankowe oferują preferencyjne warunki dla przedsiębiorców jednoosobowych.
3. Wybór formy opodatkowania
W roku 2026 do wyboru pozostają trzy formy opodatkowania:
- Skala podatkowa (12% do kwoty 120 000 zł, 32% powyżej tego progu) — rekomendowana w przypadku znacznych kosztów uzyskania przychodu lub niewielkich dochodów,
- Podatek liniowy 19% — uzasadniony przy dochodach przekraczających 200 000 zł rocznie oraz niewielkich kosztach,
- Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (od 2% do 17% w zależności od PKD) — właściwy dla działalności usługowej o niewielkich kosztach (programowanie, marketing, działalność pisarska).
W przypadku wątpliwości zachęcamy do lektury opracowania KPiR czy ryczałt? lub do skorzystania z bezpłatnej konsultacji, w ramach której przedstawiamy kalkulację dostosowaną do indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy.
4. ZUS — preferencje na początku działalności
W przypadku osób rozpoczynających pierwszą działalność gospodarczą, które nie prowadziły jej w ciągu ostatnich 60 miesięcy, ustawodawca przewidział następujące udogodnienia:
- Ulga na start (6 miesięcy) — obowiązek opłacania wyłącznie składki zdrowotnej, z wyłączeniem składek społecznych,
- Preferencyjny ZUS (kolejne 24 miesiące) — obniżona podstawa wymiaru składek, około 340 zł zamiast pełnych około 1700 zł,
- Mały ZUS Plus — przy przychodach z poprzedniego roku poniżej 120 000 zł, składki ustalane są proporcjonalnie do dochodu.
Uwaga: Wysokość składki zdrowotnej w 2026 roku jest uzależniona od wybranej formy opodatkowania oraz poziomu przychodów i stanowi zagadnienie odrębne. W ryczałcie składka ma charakter zryczałtowany, natomiast przy skali podatkowej zależy bezpośrednio od dochodu.
5. VAT — czynny podatnik czy zwolnienie?
Próg zwolnienia podmiotowego wynosi 200 000 zł rocznego obrotu (w roku 2026). Poniżej tego progu rejestracja jako podatnik VAT czynny jest fakultatywna; nie ma wówczas obowiązku doliczania VAT na fakturach ani prawa do jego odliczenia.
Kiedy rejestracja jako podatnik VAT czynny jest wskazana od początku działalności?
- gdy przewidywane są istotne nakłady inwestycyjne (zakup wyposażenia, lokalu) — możliwość odliczenia 23% VAT,
- gdy odbiorcami usług są przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT — naliczony VAT podlega u nich odliczeniu, jednakże wymagają oni faktury VAT,
- w przypadku transakcji zagranicznych (wewnątrzwspólnotowych oraz poza UE) — stawka 0% z zachowaniem prawa do odliczenia.
Kiedy zwolnienie pozostaje korzystniejsze?
- gdy odbiorcami są konsumenci indywidualni (B2C) — niższa cena końcowa stanowi przewagę konkurencyjną,
- przy niewielkim obrocie oraz braku planów inwestycyjnych.
6. Kasa fiskalna — czy jest wymagana?
Limit zwolnienia: 20 000 zł rocznej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (w wartości netto).
Niezależnie od wysokości obrotu obowiązek ewidencjonowania od pierwszej sprzedaży dotyczy między innymi następujących branż:
- usługi gastronomiczne,
- usługi przewozu osób,
- usługi kosmetyczne, fryzjerskie oraz w zakresie stylizacji paznokci,
- naprawa pojazdów mechanicznych,
- usługi prawnicze i doradcze (z określonymi wyjątkami),
- handel m.in. częściami samochodowymi, wyrobami alkoholowymi oraz perfumeryjnymi.
Pełen katalog dostępny jest na stronie Ministerstwa Finansów. W razie wątpliwości zapraszamy do bezpośredniego kontaktu — udzielamy odpowiedzi w ciągu kilku minut.
7. Pierwsza faktura
Po uzyskaniu numeru NIP, otwarciu rachunku firmowego oraz ewentualnym uzyskaniu statusu podatnika VAT przedsiębiorca jest uprawniony do wystawiania faktur.
Elementy konstytutywne faktury:
- numer kolejny (w dowolnym, lecz konsekwentnie stosowanym formacie),
- data wystawienia oraz data dokonania sprzedaży,
- dane sprzedawcy oraz nabywcy wraz z numerami NIP,
- nazwa towaru lub usługi, ilość, cena jednostkowa oraz stawka VAT,
- kwota należności ogółem.
Wskazówka: W codziennej praktyce sprawdzają się oprogramowania iFirma, wFirma oraz Fakturownia — zarówno bezpłatne, jak i niedrogie. Współpracujemy z każdym z tych systemów.
8. Comiesięczne obowiązki
- do 7. dnia miesiąca — ryczałt od przychodów za miesiąc poprzedni,
- do 10. dnia — składki ZUS przedsiębiorcy samozatrudnionego,
- do 20. dnia — zaliczka na PIT (skala lub podatek liniowy),
- do 25. dnia — JPK_V7 dla czynnych podatników VAT.
Klienci Biura Rachunkowego Fides nie muszą pamiętać o tych terminach — pilnujemy każdego z nich indywidualnie.
Czy pomożemy w założeniu działalności?
Tak. W wielu przypadkach przedsiębiorca jest w stanie samodzielnie zarejestrować działalność w ciągu kilkunastu minut. Jeżeli jednak pojawiają się wątpliwości dotyczące wyboru formy opodatkowania, statusu VAT lub rozwiązań ZUS — warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia:
Pozostajemy także do dyspozycji pod adresem biuro@biurofides.pl — odpowiadamy w ciągu 24 godzin.